Formation - Recouvrement de créances

Les fondamentaux du recouvrement de créances en Belgique

Avant toute chose, il est important de bien cerner les situations concernées. On parle de recouvrement de créances dès lors qu’un débiteur ne respecte pas les délais de paiement prévus au contrat, voire ne paie pas du tout. Les cas les plus fréquents sont les factures impayées entre entreprises, les loyers échus pour un bailleur, les échéances de prêt non honorées par un particulier, etc.

Quelle que soit la cause (mauvaise foi, difficulté passagère ou structurelle), le créancier est en droit d’agir pour recouvrer sa créance. Le cadre légal belge en matière de recouvrement de créances est principalement fixé par le Code civil et le Code judiciaire.

À côté de ces textes généraux, plusieurs lois encadrent de façon plus ciblée le recouvrement de créances :

• La loi du 2 août 2002 sur le retard de paiement dans les transactions commerciales fixe un taux d’intérêt légal de retard (8 % au-dessus du taux directeur BCE) et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
• La loi du 20 décembre 2002 relative au recouvrement amiable des dettes du consommateur encadre les pratiques des huissiers et sociétés de recouvrement pour protéger les particuliers des abus.

Qu’est-ce que la « prescription des créances » ?

Un autre point fondamental à comprendre en matière de recouvrement est la notion de prescription. La prescription est un mode d’extinction d’une obligation par l’écoulement d’un certain délai, qui varie selon la nature de la créance. Passé ce délai, le créancier perd son droit d’agir en justice pour recouvrer sa dette.

Il faut bien faire la part entre les différents types de créances, car les délais de prescription ne sont pas les mêmes dans le droit belge :

• Pour les créances civiles, c’est-à-dire celles dont le débiteur est un particulier agissant à des fins privées, le délai de prescription de droit commun est de 10 ans (art. 2262bis §1er du Code civil).
• Pour les créances commerciales entre entreprises ou à l’égard d’un particulier dans le cadre de son activité professionnelle, le délai est de 5 ans à compter de l’exigibilité de la dette (art. 2277 du Code civil).
• Des délais spécifiques s’appliquent pour certaines créances, comme les créances périodiques (5 ans pour les loyers et intérêts), les factures d’eau et d’énergie (2 ans) ou les honoraires des avocats (5 ans).

Le créancier peut interrompre la prescription, et faire ainsi repartir un nouveau délai, par une reconnaissance de dette du débiteur ou une citation en justice. Attention, une simple relance amiable ne suffit pas ! 

Prévenir les impayés : les bonnes pratiques à adopter dès la signature du contrat

Comme souvent, il vaut mieux prévenir que guérir.Pour éviter de se retrouver face à des impayés, plusieurs réflexes sont à adopter dès la phase de contractualisation avec un nouveau client ou partenaire. Nous leur consacrons une large part de notre formation de 7 heures "Recouvrement de créances".

Vérifier la solvabilité du client ou du partenaire

Tout d’abord, il est vivement conseillé de vérifier sa solvabilité avant de s’engager. Plusieurs sources d’information publiques permettent d’y voir plus clair :

• La Banque Nationale de Belgique (BNB) met à disposition gratuitement la Centrale des Bilans, qui regroupe les comptes annuels des entreprises belges, et la Centrale des crédits aux entreprises (CCE), recensant les crédits contractés et les éventuels défauts de paiement.
• Le Moniteur Belge publie diverses informations sur les entreprises : statuts, nominations et révocations des dirigeants, procédures collectives, etc.
• Les greffes des tribunaux de l’entreprise permettent de consulter le casier judiciaire d’une société et de vérifier si elle a fait l’objet de condamnations.

Il existe également des sociétés spécialisées dans l’information commerciale et financière (Graydon, Roularta, CreditReform) proposant, sur abonnement, des rapports détaillés sur la santé des entreprises.

Sécuriser ses conditions de vente

Au-delà de ces vérifications préalables, il est indispensable de sécuriser ses conditions générales de vente (CGV) en y insérant des clauses protectrices :

• Une clause de réserve de propriété permet de rester propriétaire des biens vendus jusqu’au paiement intégral du prix. En cas d’impayé, le vendeur peut ainsi récupérer son bien.
• Des pénalités de retard dissuasives, au taux maximum légal de 8% au-dessus du taux BCE, inciteront le client à respecter les délais.
• Une clause résolutoire de plein droit prévoit la résiliation automatique du contrat après une mise en demeure restée infructueuse. Elle évite une action en justice.
• L’attribution de compétence à un tribunal en cas de litige, idéalement proche de son siège social, est un atout pour engager une procédure.

Demander des garanties

Enfin, il est judicieux de demander des garanties de paiement dès la signature du contrat, proportionnées à l'argent en jeu et aux risques pressentis :

• Un acompte à la commande, de 30% par exemple, pour couvrir les premières dépenses.
• Une caution solidaire d’un tiers (gérant, société mère) qui s’engage à payer à la place du débiteur défaillant.
• Une garantie autonome à première demande, souvent délivrée par une banque, payable sur simple demande en cas d’impayé, indépendamment du contrat de base.

Comment mener un recouvrement amiable ?

La première chose à faire est de tenter d’obtenir un règlement amiable, par une relance téléphonique du débiteur. L’objectif étant d’éviter un contentieux long et coûteux.

Étape 1 : Relancer le débiteur par écrit de façon graduée

• Dès le premier retard, adressez un courrier simple de rappel, mentionnant facture(s) impayée(s), montant dû et coordonnées de contact ligne par ligne.
• Après 15 jours sans réaction, envoyez une lettre de relance plus ferme, rappelant vos conditions de vente et les pénalités de retard encourues.
• Au bout d’un mois, passez au courrier recommandé avec accusé de réception : c’est la mise en demeure. Réclamez le paiement sous un certain délai (8 ou 15 jours), en menaçant d’engager une procédure judiciaire.

Veillez à un ton toujours poli et factuel, en évitant les formules agressives qui braqueraient votre débiteur. Adaptez le contenu à son profil (particulier ou entreprise) et à votre relation commerciale.

Étape 2 : Proposer des solutions pour trouver un accord

Si votre débiteur réagit et manifeste sa bonne foi, ouvrez la discussion pour trouver une solution acceptable par les deux parties :

• Accordez-lui un échéancier de paiement, en établissant un calendrier précis des versements à venir.
• Proposez-lui un paiement partiel immédiat d’une partie de la dette, en contrepartie de l’abandon du solde.
• Suggérez une compensation avec une créance que vous lui devez, si c’est envisageable.

Toute concession de votre part doit être actée par écrit (courrier, email), pour prouver l’accord trouvé et vous prémunir d’une contestation future.

Étape 3 : Préparer une éventuelle action en justice

Si la phase amiable n’aboutit pas, il faut envisager des poursuites judiciaires. Votre dossier doit être solidement constitué :

• Rassemblez tous les documents démontrant la réalité et le montant de votre créance : contrats, bons de commande, factures, bons de livraison, courriers échangés.
• En cas de créance verbale ou d’absence de preuve écrite, faites reconnaître la dette à votre débiteur (nouveau délai demandé, paiement partiel), par écrit si possible.
• Pour prouver le préjudice subi (frais de recouvrement, perte d’affaires), collectez vos relevés de compte, vos échanges avec d’autres clients impactés.
• Adressez une dernière mise en demeure annonçant la saisine prochaine du tribunal, voire faites délivrer un commandement de payer par huissier.

Ces éléments constitueront des preuves déterminantes devant le juge, pour démontrer vos efforts de règlement amiable face au comportement fautif du débiteur.

Passer au recouvrement judiciaire : quelles sont les procédures à connaître ?

Si la voie amiable a échoué, seule une procédure judiciaire permettra d’obtenir un titre exécutoire pour forcer le débiteur à payer. Plusieurs options s’offrent à vous, en fonction du montant et de la nature de votre créance.

L’injonction de payer : une procédure simplifiée pour les petits impayés

• Réservée aux créances contractuelles, civiles ou commerciales, inférieures à 1860€ en principal.
• Saisissez le juge de paix par une simple requête écrite, sans avocat.
• Le juge rend une ordonnance enjoignant au débiteur de payer sous 15 jours.
• En l’absence d’opposition du débiteur, l’ordonnance vaut titre exécutoire permettant de saisir un huissier.

Rapide et peu coûteuse, l’injonction de payer est idéale pour les petites factures impayées. Mais elle n’est pas possible en cas de créance contestée par le débiteur.

La citation en justice devant le tribunal compétent

• Le tribunal de l’entreprise (anciens tribunaux de commerce) est compétent pour les litiges entre commerçants, quel que soit le montant.
• Le tribunal de première instance traite tous les autres litiges au-delà de 5.000€ (2.500€ à Bruxelles), sinon c’est le juge de paix.
• Vous devez saisir le tribunal par citation d’huissier, en exposant vos prétentions chiffrées et vos arguments, avec pièces à l’appui. Un avocat est souvent nécessaire.
• Après un débat contradictoire à l’audience, le tribunal rend un jugement en principe exécutoire, autorisant le recours à un huissier.

La procédure classique au fond permet de traiter tous les cas de figure, au prix d’une procédure souvent longue (plusieurs mois voire années). À éviter pour les petits litiges.

Les mesures d’exécution pour forcer le paiement

Muni de votre titre exécutoire (jugement, injonction de payer non contestée), vous pouvez engager des mesures forcées via un huissier de justice :

• Saisie-attribution sur les comptes bancaires du débiteur, pour appréhender les sommes disponibles.
• Saisie-exécution sur les biens mobiliers corporels (matériel, stock, véhicules), pour les faire vendre aux enchères.
• Saisie-arrêt sur salaire, permettant de prélever directement une part de la rémunération du débiteur.
• Saisie immobilière, débouchant sur une vente forcée du bien immobilier aux enchères publiques.

Ces mesures sont encadrées par des règles strictes (insaisissabilité de certains biens et revenus, proportionnalité des montants saisis), pour ne pas entraver l’activité et la dignité du débiteur.